公司档案材料可以分为不同的级别,对一般档案材料,股东可以不加限制地查阅;对于密级较高的档案材料,对股东则是受限制的查阅,股东需要提出书面的合理理由公司如果认为不合理,则可以直接拒绝,或者持股数额超过一定比例和时间的少数股东可以查阅,以避免居心叵测的股东别有用心,损害了公司的利益。一、对于有限责任公司的不加限制的查阅VS受限制的查阅范围

根据《公司法》第三十三条的规定:股东有权查阅、复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告。除此外,股东可以要求查阅公司会计账簿,但必须向公司提出书面请求,说明目的。

股东可以查阅、复制的公司材料有以下几样:

1、公司章程;

2、股东会会议记录、董事会会议决议及监事会会议决议;

3、财务会计报告;

4、公司会计账簿(只规定了查阅的权利)。

其中,第1、2、3是不受限制的查阅,股东可以随时提出查阅、复制的要求,不需要说明理由,公司都必须向股东提供,但是在实践中,如果股东会会议记录、董事会会议决议及监事会会议记录涉及公司商业秘密或商业机密,一般也是受限制查阅的,需要股东提出正当的理由。而第4条是受限制的查阅,不能复制,并且要求股东要向公司提出书面申请,说明目的,如果公司有合理根据认为股东查阅会计账簿有不正当目的,可以决绝提供。

二、对于股份有限公司不加限查阅VS受限查阅的范围

《公司法》第九十六条规定:股份有限公司应当将公司章程、股东名册、公司债券存根、股东大会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录、财务会计报告置备于本公司。

第九十七条:股东有权查阅公司章程、股东名册、公司债券存根、股东大会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议、财务会计报告,对公司的经营提出建议或者质询。

对于股份有限公司,股东可以查阅如下资料:

1、公司章程;

2、股东名册;

3、公司债券存根;

4、股东大会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议;

5、财务会计报告。

需要特别注意的是,对于股份有限公司而言,公司法并没有规定股东对董事会会议记录、监事会会议记录有查阅权。这个条款的设计主要是股份有限公司的股东相对分散,而董事会记录、监事会记录可能会涉及公司商业机密或商业秘密的信息,不能免除有些股东为了私利谋借此谋取公司的商业机密,损害公司的利益的潜在风险,因此做了如此安排。

三、对于查阅的范围,公司章程可否作出特别约定?

对于有限公司的会计账簿的查阅范围,公司法并没有明确规定查阅的范围,比如是否包括了原始凭证等在内。公司股东是可以根据实际情况,在公司章程中单独约定,明确会计账簿的查阅范围。同时,也可以在公司章程中队股东的查阅全进行一个层级划分,比如对于涉及商业机密的资料,必须持有超过一定比例和持股一定时间的少数股东才享有查阅权等等。

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